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Scanners de documentos de tamanho legal são projetados para digitalizar documentos que são maiores que o tamanho padrão da carta. Eles são comumente usados na indústria jurídica, mas também são úteis em qualquer aplicação que requer a digitalização de documentos maiores. Esses scanners podem lidar com documentos de até 14 x 17 polegadas. Existem diferentes tipos de scanners de tamanho legal para documentos, cada um com seu próprio conjunto de recursos e capacidades.
As seguintes propriedades e capacidades são padrão em muitos scanners projetados para documentos de tamanho legal.
Essas funções podem ser integradas em uma única máquina, realizando as funções de uma impressora, copiadora e máquina de fax.
Os scanners para documentos de tamanho legal são ferramentas versáteis que encontram aplicações em várias indústrias e setores onde existe a necessidade de digitalizar, armazenar e gerenciar documentos de grande formato de forma eficiente. Aqui estão algumas aplicações comuns desses scanners:
Escritórios de advocacia e jurídicos:
Os scanners de documentos são cruciais para escritórios de advocacia e escritórios jurídicos, onde são mantidos grandes volumes de papelada, incluindo contratos, alegações, provas de evidências e documentos de descoberta. A digitalização desses documentos ajuda na criação de arquivos eletrônicos que são mais fáceis de pesquisar, recuperar e compartilhar, melhorando assim o gerenciamento de casos e reduzindo os requisitos de armazenamento físico.
Agências governamentais:
Muitas agências governamentais lidam com documentos grandes, como plantas de construção, levantamentos de terras, registros históricos e documentos legais. A digitalização desses registros ajuda em sua preservação, tornando-os acessíveis ao público digitalmente e garantindo sua preservação para referência futura e aprimorando a transparência.
Setor de saúde:
Em unidades de saúde, eles são usados para digitalizar prontuários médicos de grande porte, estudos de imagem e documentos administrativos. Isso reduz a quantidade de papel na prática, além de fornecer acesso fácil a dados importantes do paciente, o que melhora o atendimento ao paciente e os processos de faturamento.
Instituições financeiras:
Os scanners de documentos são necessários para bancos, seguradoras e empresas de investimento para digitalizar documentos como solicitações de empréstimo, apólices de seguro, contratos e registros financeiros. A digitalização desses documentos ajuda a melhorar a conformidade, auditoria e o gerenciamento de documentação.
Construção e arquitetura:
Empresas de construção e arquitetos geralmente trabalham com plantas de grande formato, plantas baixas e projetos. Os scanners de documentos permitem que eles digitalizem e armazenem esses documentos em um formato gerenciável, facilitando a colaboração, o controle de versões e a recuperação fácil de informações relacionadas ao projeto.
Instituições de ensino e pesquisa:
Escolas, faculdades, bibliotecas e instituições de pesquisa podem usar scanners de documentos para digitalizar documentos históricos, manuscritos, mapas e materiais de referência de grande porte. Isso torna a preservação desses materiais e sua acessibilidade para pesquisadores e alunos muito mais fácil.
Uso pessoal:
Embora os scanners de documentos sejam usados principalmente em ambientes profissionais, indivíduos ou amadores podem usá-los para digitalizar documentos importantes, criar arquivos pessoais ou converter livros e referências em formatos digitais para acesso e organização mais fáceis em casa.
Ao escolher um dispositivo de digitalização, é essencial levar em consideração fatores como o tamanho máximo do papel, a digitalização em cores, os níveis de ruído e a facilidade de uso. O tamanho máximo do papel mostra o maior tamanho que o scanner pode lidar. Escolha um scanner criminal ou de grande formato que possa lidar com documentos maiores que o tamanho legal. Por exemplo, o scanner Fujitsu ScanSnap iX1500 pode lidar com documentos de até 8,5 x 14 polegadas, enquanto o Fujitsu ScanSnap SV600 pode lidar com documentos de até 11,69 x 17 polegadas.
Todos os scanners modernos podem lidar com a digitalização de documentos em preto e branco. Os scanners de documentos de tamanho legal com digitalização em cores podem ser de mesa plana ou alimentados por folhas. Eles criam cópias de materiais impressos em formato digital, independentemente do tamanho do documento original. Para reduzir os níveis de ruído durante a digitalização de documentos, escolha scanners com tecnologia de digitalização alimentada por folhas ou rotativa.
Os scanners com recursos fáceis de usar levam menos tempo para aprender. Eles também minimizam os danos aos documentos. Também é importante observar a resolução do scanner. Mais megapixels significam imagens de melhor qualidade. E, finalmente, escolha um scanner que esteja dentro do orçamento.
P: Qual é a vantagem de um scanner de tamanho legal?
R: Um scanner de documentos de tamanho legal pode capturar documentos com até 14 polegadas de largura e 24 polegadas de comprimento. Essas dimensões são os tamanhos legais dos documentos. No entanto, muitas pessoas usam scanners de tamanho legal para digitalizar fotografias e obras de arte grandes.
P: Como posso saber a qualidade de um documento digitalizado?
R: Observe a resolução óptica do scanner, que é diferente da resolução de saída digital. A resolução de saída digital é o número de pixels na imagem digitalizada. A resolução óptica é o número de pixels no documento digitalizado. A resolução óptica mostra o detalhe ou nitidez real que o scanner pode capturar.
P: Posso editar o documento digitalizado?
R: Sim, é possível editar um documento digitalizado. No entanto, o formato de arquivo original e o arquivo PDF digitalizado não são editáveis. Mas, usando o software de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), o PDF digitalizado pode ser convertido em um formato editável, como um documento do Word. O documento do Word pode então ser editado.
P: Com que rapidez posso digitalizar documentos?
R: A velocidade de digitalização varia e depende de alguns fatores, como o modelo do scanner, o tipo de papel que está sendo digitalizado e a resolução de saída. A digitalização de documentos monocromáticos geralmente é mais rápida do que documentos coloridos ou PDF/A. Os scanners de alta velocidade podem digitalizar os dois lados de um documento ao mesmo tempo, o que aumenta a velocidade.
P: O que devo considerar antes de comprar um scanner?
R: É importante considerar o tipo de scanner necessário e os tipos de documentos a serem digitalizados. O volume e a velocidade de digitalização também devem ser avaliados, bem como as opções de conectividade do scanner. O comprador também deve considerar os formatos de arquivo finais e a resolução óptica.