Scanner de documentos de escritório

Tipos de Scanners de Documentos para Escritório

Conhecer os diferentes tipos de **scanners de documentos para escritório** pode ajudar os compradores a escolher o modelo que atenda às suas necessidades. Os principais tipos de scanners de escritório incluem:

• Scanner de Mesa: Os scanners de mesa possuem um painel de vidro onde os documentos são colocados para digitalização. Eles oferecem excelente qualidade de imagem e podem digitalizar vários tipos de mídia. Também são bons para digitalizar documentos frágeis, pois não precisam passar por um alimentador. No entanto, o processo de digitalização é mais lento.
• Scanners de Alimentação Automática: Esses scanners de documentos possuem um alimentador automático de documentos que envia o documento através de uma seção de digitalização. Eles são mais rápidos que os scanners de mesa. Além disso, ocupam menos espaço. Mas a qualidade da imagem pode não ser tão boa quanto a do scanner de mesa.
• Scanners Portáteis: Os scanners portáteis são portáteis e leves. Os usuários podem carregá-los e digitalizar em qualquer lugar e a qualquer hora. Eles são ótimos para digitalização em movimento. No entanto, os usuários precisam mover o scanner manualmente para obter uma imagem clara e de boa qualidade.
• Scanners Híbridos ou Versáteis: Os scanners de documentos híbridos possuem os recursos do scanner de mesa e do scanner de alimentação automática. Eles são versáteis e podem lidar com uma ampla variedade de mídia. No entanto, podem custar mais do que os outros.

Função & recursos

A função dos scanners de escritório é digitalizar e digitalizar documentos para que possam ser editados, enviados por e-mail e armazenados eletronicamente. Isso ajuda as empresas a operar de forma mais eficiente, economizando espaço no escritório. Os recursos variam amplamente de modelo para modelo, mas alguns que se destacam são a velocidade de digitalização, Duplex, resolução e formatos de arquivo digitalizados.

A velocidade de digitalização é um dos fatores críticos que as empresas devem procurar ao escolher um scanner. Isso ocorre porque um scanner rápido pode aumentar a produtividade e facilitar a conclusão de trabalhos de digitalização, enquanto um lento fará o contrário. A velocidade de digitalização é medida em páginas por minuto (PPM), e diferentes modelos têm diferentes PPM variando de cerca de 15 PPM a mais de 50 PPM.

Digitalização duplex significa que o scanner pode digitalizar os dois lados de um documento em uma única passagem. Esse recurso ajuda imensamente a reduzir o tempo necessário para digitalizar documentos frente e verso. Um scanner duplex precisa de menos tempo para digitalizar do que um scanner simplex, que digitaliza apenas um lado por página. Esse recurso está disponível na maioria dos scanners de documentos de alta velocidade.

Quando se trata de escolher um scanner de escritório, uma coisa crucial a considerar é a resolução. Isso ocorre porque as varreduras de melhor qualidade são produzidas por scanners com resolução mais alta. Os modelos com resolução mais baixa produzem varreduras de qualidade inferior. Os diferentes níveis de resolução em scanners de documentos são os seguintes:

• Padrão: 200 pontos por polegada (DPI) ou 300 DPI.
• Para melhor qualidade: 400, 600 ou 1200 DPI para impressão ou fax de qualidade aprimorada.
• Alta qualidade: 2400, 4800 ou 9600 DPI para fins de arquivamento, edição de fotos, etc.

Nem todos os scanners podem funcionar com todos os tipos de arquivos. Portanto, as empresas precisam garantir que o scanner que escolhem funciona com o tipo de formato de arquivo que preferem. Alguns formatos de arquivo comuns são JPEG, TIFF, PDF, TXT, RTF e EPDF.

Cenários de uso do scanner de documentos para escritório

Os diversos recursos e capacidades do scanner de documentos para escritório portátil o tornam adequado para uso em muitos setores. Aqui estão algumas aplicações comuns;

• Setor Jurídico: Advogados e profissionais jurídicos usam scanners de documentos para digitalizar documentos jurídicos, contratos e arquivos de casos. Isso facilita a localização, compartilhamento e armazenamento de documentos eletronicamente. A digitalização também ajuda a reduzir a papelada nos escritórios de advocacia.
• Setor Médico: Consultórios médicos e hospitais usam scanners de documentos para escritório para digitalizar prontuários de pacientes, documentos de seguros e encaminhamentos. Isso ajuda a manter os dados dos pacientes seguros e pode ser usado para encontrar e compartilhar informações dos pacientes rapidamente quando necessário.
• Setor Financeiro: Oficiais de contas e instituições financeiras usam scanners de documentos para processar e digitalizar com eficiência um grande número de documentos, como formulários de impostos, extratos bancários e papelada de clientes. Isso ajuda no gerenciamento de documentos e garante a conformidade com as regulamentações.
• Setor Educacional: Educadores e instituições podem usar scanners de documentos para digitalizar livros didáticos, artigos de pesquisa e anotações de aula. Isso facilita o compartilhamento de materiais de estudo com os alunos e mantém tudo organizado em sala de aula.
• Recursos Humanos (RH): Em qualquer ambiente de escritório, o scanner de documentos ajuda a melhorar o processo de contratação, digitalizando currículos e cartas de apresentação. Além disso, arquivos de funcionários, contratos e outros documentos de RH podem ser digitalizados e armazenados de forma segura e acessível.
• Uso no Escritório: Um bom scanner de documentos para escritório pode ajudar a digitalizar atas de reunião, anotações manuscritas, cartões de visita e outros documentos em papel. Isso promove um ambiente sem papel, facilitando a localização, compartilhamento e armazenamento de documentos eletronicamente.
• Agências Governamentais: As agências usam scanners de documentos para digitalizar e arquivar uma ampla variedade de documentos, como licenças, solicitações e registros de cidadãos. Isso garante o manuseio e a preservação adequados de documentos importantes.

Como escolher um scanner de documentos para escritório

Ao escolher um scanner de documentos para o escritório, vários fatores devem ser considerados para garantir o ajuste certo para necessidades e requisitos específicos.

• Volume e velocidade: Descubra quantos papéis o scanner de escritório pode digitalizar e em que velocidade. Escolha um scanner de alta velocidade com capacidade de digitalização de grande volume para melhorar a produtividade e a eficiência em caso de grandes cargas de trabalho.
• Recursos e funções: Avalie cuidadosamente as necessidades do escritório. Escolha um scanner que ofereça as funções e recursos corretos. Considere fatores como digitalização frente e verso ou duplex, digitalização colorida, recorte automático, aprimoramento de documentos e OCR integrado.
• Conectividade: Selecione um scanner que tenha as opções de conectividade corretas para atender às necessidades do escritório. Considere um scanner de documentos USB para o escritório para necessidades básicas de conexão. Escolha scanners sem fio ou em rede para maior flexibilidade e permitir que vários usuários compartilhem o scanner facilmente.
• Tamanho e pegada: Ao escolher um scanner, considere o espaço físico disponível no escritório. Escolha um scanner com tamanho pequeno ou que possa ser facilmente movimentado se o espaço do escritório for limitado.
• Orçamento: Escolha um scanner de documentos dentro de uma faixa de preço razoável que possa atender às necessidades específicas do escritório, garantindo um equilíbrio entre custo e valor. Certifique-se de incluir quaisquer custos adicionais, como consumíveis, manutenção e atualizações.
• Compatibilidade: Certifique-se de que o scanner de documentos seja compatível com os sistemas existentes e seja facilmente integrado ao fluxo de trabalho do escritório. Isso inclui compatibilidade com sistemas operacionais, aplicativos de software e infraestrutura de rede.
• Recursos de segurança: Considere a segurança dos documentos do escritório ao escolher um scanner. Procure scanners que ofereçam criptografia, autenticação e a capacidade de digitalizar para locais seguros, como armazenamento em nuvem ou servidores FTP.
• Mobilidade: Se a digitalização for feita em movimento ou em locais diferentes, considere scanners portáteis ou de mão que sejam leves e fáceis de transportar.
• Requisitos de energia: Considere a fonte de energia do escritório e escolha um scanner que atenda às suas necessidades. Se houver necessidade de um scanner de mesa em um local sem energia suficiente, considere um scanner com baixo consumo de energia ou que possa funcionar com bateria.
• Suporte do fornecedor: Considere o suporte do fornecedor e o nível de serviço pós-venda. Escolha fornecedores de scanners de documentos respeitáveis que ofereçam suporte oportuno e atualizações de software para garantir que quaisquer problemas sejam resolvidos rapidamente.

Q&A

Q1: O que é um scanner de documentos?

A1: Um scanner de documentos é um dispositivo que converte documentos em papel em documentos digitais. Ele funciona capturando imagens das páginas e salvando-as como arquivos que podem ser armazenados em um computador ou na internet. Isso facilita o controle de informações importantes sem usar muitas cópias em papel.

Q2: Como usar um scanner de escritório?

A2: Usar um scanner de documentos geralmente é muito simples. Primeiro, coloque o documento que deseja digitalizar na superfície do scanner. Em seguida, abra o programa de digitalização no seu computador e selecione opções como quais páginas digitalizar e em qual tipo de arquivo salvar. Finalmente, pressione o botão Digitalizar e o computador criará um documento digital a partir do seu papel físico. A papelada digital completa é muito conveniente porque os usuários podem enviar por e-mail, pesquisar e salvar arquivos facilmente.

Q3: Quais fatores considerar ao comprar um scanner?

A3: Os compradores precisam considerar quais recursos o scanner possui, como a resolução, que é o quão claras as imagens digitalizadas são, e o formato, que são os diferentes tipos de arquivo que podem ser salvos. Eles devem verificar a rapidez com que o scanner funciona e quais conexões ele pode usar para transferir arquivos para um computador. Também é importante verificar o custo do scanner e se ele pode ser usado para diferentes coisas, como digitalizar fotos ou enviar documentos por e-mail. Esses fatores ajudarão os compradores a escolher o melhor scanner para suas necessidades.

Q4: Qual a diferença entre um scanner e uma impressora?

A4: Embora impressoras e scanners sejam semelhantes, eles executam funções diferentes. Os scanners fazem cópias digitais de um documento físico existente, enquanto as impressoras criam cópias em papel de documentos digitais. Alguns dispositivos chamados multifuncionais podem imprimir e digitalizar, mas a maioria apenas faz uma dessas tarefas.