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Scanner de documentos é um dispositivo importante que ajuda a converter documentos em papel para formatos digitais. Também pode ajudar a reduzir a quantidade de espaço no escritório e aumentar a produtividade ao escanear e enviar documentos por e-mail. Os diferentes tipos de scanners de documentos variam de acordo com sua função, recursos e portabilidade.
Scanners de mesa plana
Os scanners de mesa plana são iguais às fotocopiadoras e possuem um platô de vidro onde os documentos são colocados. Possui um braço que segura a cabeça de digitalização para mover para cima e para baixo e escanear o documento colocado no vidro. Esse tipo de scanner funciona bem com livros, papéis frágeis e documentos dobrados ou amassados. Muitos projetos de digitalização de alta qualidade ou de grandes dimensões preferem usar scanners de mesa plana porque oferecem imagens de alta resolução. No entanto, pode levar mais tempo para digitalizar e ser volumoso.
Scanners de alimentação de folhas
Este tipo de scanner é diferente do de mesa plana, pois não possui placa de vidro. Possui um rolo de alimentação que puxa o documento através da cabeça de digitalização. Os scanners de alimentação de folhas são mais compactos e leves, tornando-os fáceis de transportar para qualquer lugar. Eles oferecem digitalização mais rápida e são ideais para escritórios com muito papelada. Eles também digitalizam documentos frente e verso em uma única passagem usando o recurso duplex. No entanto, papéis delicados ou amassados não devem ser digitalizados com eles, pois o rolo de alimentação pode danificar o documento.
Scanner de mão
Um scanner de mão também é pequeno, leve e portátil. Pode ser facilmente movido e digitalizado através de papéis. Utiliza tecnologia laser ou CCD para capturar a imagem. Apesar de ser menos preciso do que o scanner de mesa plana ou de alimentação de folhas, funciona bem para digitalização rápida ou grosseira. O scanner de mão é perfeito para digitalizar em trânsito e possui bateria recarregável.
Scanner de mercadorias
Este tipo de dispositivo de scanner é frequentemente visto em pontos de venda. Os códigos de barras em itens são escaneados para obter o preço e outros detalhes importantes do produto. Os scanners de mercadorias aumentam a geração de renda ao tornar as transações de venda mais rápidas. Também oferece às empresas informações valiosas sobre os itens que estão sendo vendidos.
Velocidade de digitalização:
A velocidade de digitalização é a quantidade de tempo que um scanner leva para digitalizar uma página. Os fabricantes a medem em páginas por minuto (PPM) ou imagens por minuto (IPM). Cada fabricante possui sua própria maneira de medir essa velocidade, portanto os compradores devem estar cientes das diferenças. A velocidade é importante porque um scanner mais rápido pode aumentar a produtividade, especialmente em escritórios que fazem um alto volume de digitalização. Como tal, a velocidade de digitalização é um dos primeiros recursos que os compradores procuram em um scanner.
Resolução de digitalização:
A resolução determina a qualidade da digitalização. É medida em pontos por polegada (DPI). Um DPI baixo pode ser usado para digitalização diária, como a criação de PDFs de baixa resolução para visualização em dispositivos móveis. Uma resolução de digitalização mais alta pode variar de 300 a 600 DPI para produzir uma imagem mais nítida. Essas resoluções são frequentemente usadas para digitalizar fotografias, preservando todos os seus detalhes. Finalmente, alguns scanners podem chegar a 1200 a 2400 DPI. Essas resoluções ultra-altas são frequentemente usadas em exames forenses de documentos.
Formato de arquivo:
O formato de arquivo é o tipo de arquivo digital criado após a digitalização de um documento. Diferentes tipos de formatos de arquivo são úteis para várias tarefas. Por exemplo, o formato Joint Photographic Experts Group (JPEG) é recomendado para digitalizar imagens e fotografias, enquanto o Portable Document Format (PDF) é ideal para criar documentos digitais que não mudam ao serem compartilhados. Arquivos digitalizados também podem ser salvos no formato Extensible Image Compatibility (TIFF), que é bom para armazenar imagens de alta resolução. Estes são apenas alguns exemplos dos muitos formatos de arquivo que um documento digitalizado pode assumir. Os compradores devem verificar se o scanner que desejam pode criar o formato de arquivo necessário para a tarefa específica a ser realizada.
Conectividade:
Os scanners agora têm várias opções de conectividade para transferir documentos digitalizados para diferentes dispositivos. Os scanners antigos só tinham uma conexão USB para transferir arquivos para um PC. Agora, os fabricantes fornecem opções como Wi-Fi, Wireless Wide Area Network (WWAN) e Bluetooth para permitir transferências sem fio. Scanners conectados à rede podem ser acessados por vários usuários em pastas compartilhadas ou via armazenamento em nuvem. Os scanners de documentos vêm com muito mais opções de conectividade do que antes. Os usuários devem determinar qual método de conexão é mais conveniente para seu fluxo de trabalho e decidir sobre um scanner que ofereça essa opção.
Alimentador Automático de Documentos (ADF):
Um alimentador automático de documentos (ADF) é um recurso que permite que o scanner alimente automaticamente várias páginas para digitalização. Ele elimina a necessidade de alimentação manual, o que leva muito tempo. Os scanners de documentos com ADFs são mais produtivos e eficientes do que aqueles sem, pois economizam tempo e melhoram a digitalização sem as mãos. O ADF pode lidar com algumas páginas ou várias centenas de páginas, dependendo do modelo. ADFs de alta capacidade permitem que os usuários carreguem o scanner e se afastem enquanto ele digitaliza todas as páginas e libera o tempo do usuário para fazer outra coisa.
Digitalização duplex:
A digitalização duplex é a capacidade de um scanner de digitalizar ambos os lados de um documento simultaneamente. Esse recurso reduz o tempo e o trabalho necessários para digitalizar documentos de dupla face. Os compradores que procuram fabricantes de scanners de documentos que podem produzir digitalizações de dupla face de forma eficiente e fácil devem priorizar aqueles que possuem digitalização duplex.
As aplicações deste dispositivo são vastas e variadas, mas todas visam converter documentos em papel para formato digital ou vice-versa. Este processo, chamado de imagem de documentos ou gerenciamento de documentos, tem muitos benefícios, incluindo aumento da produtividade, redução de custos, aumento da eficiência e melhoria do atendimento ao cliente e da satisfação.
Além dos benefícios mencionados acima, este aparelho é conhecido por mitigar riscos e incentivar a inovação em um ambiente de trabalho moderno. Mitigação de risco refere-se à diminuição de riscos financeiros, operacionais, estratégicos, regulatórios ou de reputação. Um sistema de documentos em papel é repleto de vários riscos no local de trabalho que podem levar a perdas sérias. Durante um incêndio ou desastre natural, documentos em papel são perdidos para sempre, levando à queda da empresa e à perda real de dinheiro e bens. Documentos em papel em uma gaveta ou arquivo não estão sujeitos a nenhum requisito legal de guarda. Eles poderiam ser facilmente destruídos sob quaisquer circunstâncias, privando as empresas de suas provas legais, o que poderia levar a processos e batalhas judiciais que poderiam levá-las à falência. Os documentos em papel não são cobertos pelas políticas de conformidade regulatória, portanto as empresas podem perdê-los e não conseguir produzi-los para auditorias e investigações regulatórias.
A inovação no local de trabalho não é possível com um sistema de documentos em papel. A inovação exige o compartilhamento de novas ideias e conceitos com base na disponibilidade de informações precisas e oportunas, o que não é possível em um ambiente de trabalho baseado em papel. A inovação só é possível em um ambiente digital onde as ideias podem ser compartilhadas e trabalhadas. A inovação não é possível em um sistema onde o compartilhamento de ideias e informações é lento e depende da transferência física de documentos.
A inovação também está ligada a investimentos em novas tecnologias e ao aprimoramento de tecnologias existentes. As melhorias na tecnologia tornaram o gerenciamento de documentos muito mais fácil e eficiente. Ele melhorou os processos e tornou possível para as empresas acompanharem as tendências atuais do mercado. A implementação de um bom sistema digital de gerenciamento de documentos melhora o ambiente de trabalho atual e incentiva as empresas a se concentrarem em suas competências essenciais, eliminando tarefas demoradas de gerenciamento de documentos.
Ao escolher um fabricante de scanners de documentos para comprar, os compradores devem revisar as capacidades de produção dos fabricantes e garantir que atendam aos requisitos específicos de demanda e volume. Além disso, considere a experiência e a reputação do fornecedor na indústria. Isso dará insights sobre a experiência do fornecedor e sua capacidade de fornecer produtos de alta qualidade.
Além disso, os compradores devem examinar a gama de recursos e modelos de produtos. Isso é importante porque eles precisam garantir flexibilidade para atender às diversas necessidades dos clientes. Os compradores também devem avaliar o processo de controle de qualidade e as certificações do fornecedor. Além disso, é importante avaliar a prontidão do fornecedor para oferecer opções de personalização.
Isso é importante porque oferece a capacidade de adaptar produtos às necessidades específicas do negócio. Como comprador, é importante revisar o suporte técnico e o serviço pós-venda do fornecedor. Isso inclui os termos da garantia, os tempos de resposta e o suporte fornecido aos clientes. Além disso, considere a confiabilidade e a consistência do fornecedor. Isso pode ser conseguido revisando o cumprimento de seus pedidos e o cumprimento de prazos.
Os compradores também devem solicitar amostras para testes e avaliação antes de fazer um pedido grande. Isso ajudará a avaliar a qualidade e o desempenho do produto. Os compradores também devem comparar os preços e garantir que não haja custos ocultos no acordo. Além disso, estude cuidadosamente os termos e condições antes de fazer qualquer compromisso.
P1: Quais tipos de scanners de documentos são populares?
R1: Os tipos mais aceitos são os scanners de documentos de mesa e móveis. Os móveis são compactos e para uso em trânsito; os de mesa geralmente são grandes e usados para digitalizar muitos documentos em pouco tempo. Os fabricantes agora estão adicionando recursos como conectividade em nuvem, alimentadores automáticos de documentos e digitalização de alta resolução, o que as empresas desejam.
P2: Como as empresas devem escolher scanners que se adaptem às suas necessidades?
R2: As empresas devem primeiro descobrir como usarão o scanner, e podem fazer isso reunindo a equipe e discutindo as tarefas de digitalização que realizam. Em seguida, devem analisar a quantidade de digitalização que cada pessoa faz e o tamanho de cada documento. As pessoas que fazem muitas digitalizações e usam scanners móveis devem obter modelos de scanners compactos. Aqueles que digitalizam documentos de grande porte, como contratos, podem investir em scanners de alta resolução. Finalmente, eles devem analisar seu orçamento, levando em consideração o custo inicial e as despesas adicionais, como manutenção.
P3: Como os scanners de documentos devem ser mantidos?
R3: Para manter os scanners de documentos funcionando bem, os usuários devem limpar os rolos e o vidro de digitalização com frequência, usar apenas peças de reposição de alta qualidade e manter um cronograma com as verificações de serviço recomendadas. Limpar os rolos e o vidro garante digitalizações de qualidade, enquanto o uso de peças de qualidade impede o desgaste da máquina. As verificações de serviço permitem que os inspetores detectem problemas precocemente.
P4: Como os scanners de documentos mudaram ao longo do tempo?
R4: Os novos scanners agora oferecem melhor qualidade de imagem, especialmente com opções de alta resolução. Eles também digitalizam mais rápido e melhor com recursos de software avançados. Os modelos são menores sem comprometer o desempenho. Os scanners agora também funcionam bem com dispositivos móveis e armazenamento em nuvem, e possuem melhor segurança para documentos confidenciais. Inclusivo, esses recursos levaram a fluxos de trabalho mais eficientes.
